Datenschutz ist ein Prozess.

1. Geltungsbereich und Zuständigkeit

Dieses Konzept gilt für die SchockOut-Webanwendung mit Turnieren, Ligen, Online-Spiel, QR-Zugängen, Push, Kamera, Kontakt, Uploads, Berichten und Administration. Betreiber ist Kevin Lenzmann.

Der Betreiber ist eigener Verantwortlicher für Plattformkonto, Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Support. Organisatoren sind grundsätzlich Verantwortliche für die von ihnen bestimmten Veranstaltungsdaten. Für deren technische Verarbeitung gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

2. Datenminimierung

• Organisatorenzugänge arbeiten mit Alias und starkem Zufallscode statt Google-Login, E-Mail und selbst gewähltem Passwort.
• Spieler benötigen grundsätzlich nur einen Spielnamen und keinen dauerhaften Account.
• Kamera und Push sind freiwillig; Kamera fordert keinen Ton an.
• Freitexte sollen keine Zugangscodes, Gesundheitsdaten oder sonstigen unnötigen sensiblen Informationen enthalten.
• Testdaten und echte Veranstaltungen sind organisatorisch zu trennen; nicht mehr benötigte Testbestände werden gelöscht.

3. Schutz- und Kontrollmaßnahmen

• HTTPS, sichere Cookies, Same-Origin-Prüfung und begrenzte Formulardaten.
• Getrennte Rollen und serverseitige Eigentumsprüfung für Systemverwaltung, Organisator, Teilnehmer, Schriftführer, Gast und Kamera.
• Kryptografische Zufallscodes, nicht umkehrbare Prüfwerte und anwendungsseitige AES-GCM-Verschlüsselung für besonders schutzbedürftige Inhalte.
• Rate-Limits, zeitbegrenzte Sitzungen, widerrufbare Links, Einmal-Captcha und Schutz gegen doppelte Ergebnisübertragung.
• Turniertag-Monitoring speichert keine Gerätebezeichnung oder Browserkennung; Schriftführer-Kontakte werden nur als kontextgebundener Prüfwert erfasst und nach sieben Tagen Inaktivität bereinigt.
• Push-Adressen und Schlüssel bleiben verschlüsselt; Organisatoren sehen nur Zustellzustand und technische Zeitpunkte.
• Versionierte Rechtsannahme, Verwaltungsprotokolle und kontrollierte Konto-/Turnierlöschung.
• Regelmäßige Tests von Zugriffsgrenzen, Datenflüssen, Build und Kernfunktionen vor Veröffentlichungen.

Details und funktionsbezogene Grenzen stehen in der Datenschutzerklärung.

4. Aufbewahrungs- und Löschplan

Ein technischer Modus „dauerhaft“ bedeutet nur, dass kein fester Stichtag vorausgewählt ist. Er hebt Zweckbindung, Betroffenenrechte oder gesetzliche Löschpflichten nicht auf. Der Betreiber prüft mindestens jährlich sowie bei Funktionsänderungen die tatsächlichen Bestände, offene Fristen und Anbieterfristen.

5. Datenschutzanfragen

1. Eingang über die öffentliche Kontaktstelle oder die im Impressum genannte E-Mail.
2. Einordnung als Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragung, Widerruf oder Widerspruch.
3. So wenig Identitätsnachweis wie möglich, aber genug zur Vermeidung einer Herausgabe an Unbefugte; niemals den vollständigen Zugangscode verlangen.
4. Betroffenen Veranstalter einbeziehen, wenn dieser Verantwortlicher ist.
5. Antwort grundsätzlich unverzüglich und spätestens innerhalb der gesetzlichen Regelfrist; Verlängerungen werden begründet mitgeteilt.
6. Umsetzung und Abschluss dokumentieren; erledigte öffentliche Vorgänge nach sechs Monaten löschen.

6. Sicherheitsvorfälle

1. Vorfall eindämmen, betroffene Zugänge oder Schlüssel sperren und Beweise manipulationsarm sichern.
2. Betroffene Daten, Personen, Zeitraum, Ursache, Folgen und bereits ergriffene Maßnahmen bewerten.
3. Betroffene Organisatoren als Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung informieren.
4. Besteht voraussichtlich ein Risiko, prüft der jeweils Verantwortliche die Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden ab Kenntnis; bei hohem Risiko wird zusätzlich die Information betroffener Personen geprüft.
5. Entscheidung, Kommunikation und Abhilfe dokumentieren; Schutzmaßnahmen anschließend anpassen.

Sicherheitshinweise können ohne Login über die öffentliche Kontaktstelle mit Anliegen „Sicherheit“ gesendet werden.

7. Kamera-Freigabe

Der Kamerabediener muss vor dem Start bestätigen, dass alle sichtbar betroffenen Personen über Zweck, Beameranzeige, Liveübertragung, Ersatzbilder und Widerruf informiert wurden und die erforderliche Einwilligung vorliegt. Die Freigabe am Smartphone ersetzt diese Zustimmung nicht. Aufnahmebereiche werden so klein wie möglich gewählt; Ton und dauerhafte Videoaufzeichnung sind nicht vorgesehen.

8. Anbieter- und Vertragsprüfung

STRATO wird für Domain, DNS und E-Mail verwendet. Die Anwendung läuft derzeit über ChatGPT Sites mit Cloudflare-Infrastruktur. Verträge, Datenschutzinformationen, Speicher- und Protokollfristen sowie Übermittlungsgrundlagen der eingesetzten Anbieter werden regelmäßig auf Aktualität geprüft.

9. Überprüfung und Freigabe

Dieses Konzept wird mindestens jährlich sowie bei neuen Datenkategorien, neuen Anbietern, Sicherheitsvorfällen, wesentlichen Funktionsänderungen oder einer entgeltlichen Freigabe überprüft. Änderungen werden versioniert; Organisatoren werden bei wesentlichen Auswirkungen über das News-System informiert und müssen eine neue Auftragsverarbeitungsfassung erneut bestätigen, wenn dies erforderlich ist.

Verarbeitungen mit unklaren oder erhöhten Risiken werden vor ihrer Aktivierung fachlich geprüft.

Rundenentwürfe und Vorlagen

Lokale Rundenentwürfe sichern eine vom Schriftführer gewünschte Übertragung gegen Verbindungsabbrüche. Sie enthalten keine Namen oder Zugangstokens. Nach Serverbestätigung werden sie gelöscht; spätestens nach 24 Stunden werden sie beim nächsten Aufruf einer Erfassungsseite bereinigt. Ohne weiteren Aufruf ist eine physische Löschung auf dem Gerät nicht garantiert. Browser-Websitedaten können jederzeit entfernt werden.

Turniervorlagen speichern nur die ausgewählten Konfigurationsdaten und eigene Kopien von Logo und Raumplan. Teilnehmer, Ergebnisse, Sitzungen und Zugangslinks werden ausgeschlossen. Die Eigentümerprüfung greift beim Auflisten, Speichern, Verwenden und Löschen. Accountlöschung entfernt auch Vorlagen und ihre Bildkopien. Texte und Bilder eines Raumplans sollten keine unnötigen personenbezogenen Angaben enthalten.